【テンプレあり】学生のメール署名の書き方｜情報・罫線の書き方と作成時の注意点タイトル

学生であってもインターンや会社説明会、本選考の応募など学外の人とメールをやりとりする機会があるため、メールの署名は必要です。署名は社会人になってからも使うビジネスマナーなので、学生のうちから対応しておくとよいでしょう。

メールの署名を自動的に挿入するには、あらかじめ設定する必要があります。学外の方とメールのやりとりをする機会が増えてきたら、設定をしておきましょう。

この記事でわかること

メールの署名には氏名、所属（学校名など）、連絡先の情報を記載する
メールの罫線はビジネスシーンにあうシンプルなものが望ましい
学年や連絡先などに変更があったときは、速やかに修正する

【学生向け】メールの署名に必要な情報

メールの署名は、メールの下部に次のように記載します。

———————–
青山太郎（あおやまたろう）
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
———————–

記載するのは氏名、所属、連絡先です。それぞれの書き方を詳しく見ていきましょう。

氏名・ふりがな

まずは氏名とふりがなを記載します。

ふりがなを記載することで、メールを受け取った相手は名前の読み方を誤ることがなくなります。また、名字と名前の間にスペースも入れておきましょう。

名前の読みはひらがなのほか、英語を利用する企業を中心にメールを送る場合などは、ローマ字でも問題ありません。

所属（学校名・学部名・学科名）

次に学校名、学部名、学科名を記載します。

学年は必須ではありませんが、入れておくことで相手に何年生であるかを伝えることも可能です。学年は1年ごとに変わる情報であるため、記載する際は年度が変わるたびに変更を忘れないようにしましょう。

人事

ゼミやサークルといった情報は、特に記載する必要はありません。

連絡先（メールアドレス・電話番号）

最後に連絡先であるメールアドレスと電話番号を記載します。

いずれの場合も、自分のスマートフォンなどで日中連絡がとりやすいものを選びましょう。

メールアドレスや電話番号をコピー＆ペーストして利用できるよう、半角英数字で記載します。

住所は基本的には署名に入れず、必要に応じて郵便番号や住所をメール本文で送るようにしましょう。

人事

個人の住所を入れたメールを誤送信してしまうリスクを考えた場合、必要になったタイミングで送信するほうが望ましいです。

メールの署名の罫線はどうする？

メールの署名の「罫線」とは、氏名などの情報を囲う線です。

就活などのビジネスシーンでは、「-（ハイフン）」や「―（ダッシュ）」といったシンプルなものを使うようにしましょう。わかりやすく区切りを入れるものであるため、派手な装飾は不要です。

罫線の長さに決まりはありません。氏名などが見やすいよう、署名テキスト全体の長さの中央まで、もしくは右端と同じくらいの長さになるよう設定しましょう。

【利用OK】メールの署名のテンプレート

ここでは、3パターンの署名テンプレートを紹介します。署名をコピー＆ペーストし、自分の情報に置き換えて利用してみてください。

■パターン①　ひらがなの読みを書くパターン

■パターン②　ローマ字の読みを書くパターン

———————–
青山太郎（Taro Aoyama）
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
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■パターン③　住所あり

———————–
青山太郎（あおやまたろう）
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科
〒000-0000 東京都◯◯区✕✕1-2-3
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
———————–

人事

自宅の住所がアパートやマンションの場合は、建物名と部屋番号も忘れずに記載しましょう。

メールの署名は毎回入れなければならない？

就活や教授へのレポート提出、アルバイト応募など、どんなシーンでも署名は毎回入れるようにしましょう。

署名は、同じ情報を何度入れても失礼にあたるものではありません。初めてメールを送信したときだけ署名を入れると、相手が電話番号などの情報を知りたいときに、最初のメールのやり取りまで見直さなければならないためです。

署名を自動的に挿入させたいときは、設定が必要です。一度設定しておくことで、毎回入力したりコピー＆ペーストをしたりする必要がなくなります。

人事

スマートフォン、パソコンで署名を設定する方法は「【メール別】署名を自動追加する設定方法」で紹介しています。

メールの署名に関する注意点

メールに署名を入れる際は、次のポイントに注意しましょう。

署名を作成したら自分宛に送信をして確認する

署名作成後は自分宛にメールを送り、誤字脱字や文字化けはないか、適切な位置で改行できているかなどを確認しましょう。調整後、再度自分宛にメールを送って確認し、問題がなければ完成です。

可能であればスマートフォンとパソコン、どちらの端末でも確認してみましょう。

内容が変わったら早急に変更する

メールアドレスや電話番号に変更があったときは、早急に署名も変更しましょう。相手は、署名を見て連絡をする可能性があるためです。

署名に学年を入れている場合も、進級した際に変更し忘れないようにしましょう。

【メール別】署名を自動追加する設定方法

ここでは、メールのフッター（下部）へ自動的に署名が追加される設定方法を紹介します。自分が使用しているメールサービス、OSに合う方法で行いましょう。

Gmail

■Gmail パソコン（ブラウザ）版の署名設定方法

1. Gmailを開く
2. 右上にある設定アイコン→次に【すべての設定を表示】をクリック
3. 【署名】のボックスに署名のテキストを追加する。必要に応じて、画像の追加や書式の変更を行い、メッセージの体裁を整える
4. ページの下部にある【変更を保存】をクリック

■iPhone・iPadの署名設定方法

1. iPhoneまたはiPadでGmailアプリを開く
2. 左上のメニューアイコン次の操作【設定】をタップ
3. 【作成と返信】で【署名設定】をタップ
4. 【モバイル署名】をオンにする
5. モバイル署名を追加または編集
6. 保存するには、戻るアイコンをタップ

■Androidの署名設定方法

1. Gmailアプリを開く
2. 左上のメニューアイコンをタップ
3. 下にスクロールして【設定】をタップ
4. 署名を追加するGoogleアカウントを選択
5. 【モバイル署名】をタップ
6. 署名のテキストを入力
7. 【OK】をタップ

Yahoo!メール

■パソコン（ブラウザ）版の署名設定方法

1. メール一覧右上の設定ボタンを押し、メールアカウントのページを表示
2. 詳細設定の署名欄で署名を入力、または編集する
3. 【保存】ボタンを押す

※自動的に署名を挿入する場合
「すべてのメールで署名を利用する」にチェックを入れて手順3に進む

■iPhone・iPadの署名設定方法

※複数のアカウントでご利用の場合、Yahoo!メールアプリ上部の追加済みのアカウント一覧から切り替えたいアカウントをタップし、署名を設定したいアカウントを選択しておく

1. 左上の歯車【設定アイコン】をタップ
2. 【Yahoo! JAPAN IDとメールアドレス設定】をタップ
3. 【メールアドレスごとの設定】で【署名】をタップ
4. 【署名の設定】をオンにし、入力欄に署名を入力（無効状態ではメールの新規作成時に署名は入力されないので注意）
5. 画面右上の【完了】をタップ

■Androidの署名設定方法

1. 左上の【メニューボタン】をタップ、表示されたメニューから設定を変更したいアカウントを選択
2. 【設定】をタップ
3. 【Yahoo! JAPAN IDとメールアドレス設定】をタップ
4. 【署名】をタップ
5. 【署名を利用する】を有効にし、入力欄に署名を入力（無効状態ではメールの新規作成時に署名は入力されないので注意）
6. 画面下部の【保存】をタップ

Outlook

■パソコン版Outlookの署名設定方法

1. 【新しい電子メール】を選択
2. リボンの【挿入】セクションで、【署名】→【署名】を選択
3. 【新規作成】を選択し、署名用の名前を入力し【OK】を選択
4. 【署名の編集】で署名を入力して書式を設定
5. 【OK】を選択してメールを閉じる

■スマートフォン版Outlookの署名設定方法

1. 左上のアイコンをタップ（使用するメールアドレスによってOutlookやGoogleなどアイコンは異なる）
2. 左下の歯車をタップ
3. スクロールして【署名】を探してタップ
4. 【Outlook for Android（またはiPhone）を取得】と書かれた文字を削除
5. 署名を入力する
6. 右上のチェックマークを押す

iPhoneメールアプリ

iPhoneメールアプリは、端末にインストールされている標準アプリです。

1. 【設定】→【アプリ】→【メール】を選択
2. 作成の下にある【署名】をタップ
3. テキストフィールドをタップし署名を編集

Androidメールアプリ

Androidの場合、GmailやYahoo!メール、Outlookなどのアプリでメールサービスを利用します。そのため、これらのアプリを使用している方はここまで紹介した手順を参考にしてみてください。

そのほかのアプリを利用する場合は「アプリの名称署名設定方法」などと検索して確認してみましょう。

学生が知っておきたい署名以外のビジネスメールに関する注意点

署名以外にも気をつけたいメールの注意点は、次のとおりです。

人事

学生のうちから知っておきたいビジネスメールのマナーを紹介します！

連絡が取りやすいメールアドレスを利用する

複数のメールアドレスを所有している場合、最も連絡がとりやすいものを署名に記載しましょう。

可能であれば、日常的に持ち歩くスマートフォンで閲覧できるメールアドレスがおすすめです。

通知が来てすぐにメールの内容を確認できれば、急用にも気づきやすく対応できるためです。

メールアドレスはわかりやすい文字列にする

メールアドレスのなかには、初期設定でランダムに並んだ英数字になっているものもあります。ランダムの英数字の場合、長く不規則であるため、入力ミスをする可能性が高くなります。もしメールアドレスが誤っているとメールが届かないため、不便だと感じるときは変更しましょう。

人事

ビジネスシーンでは不向きな単語、文字列の入ったメールアドレスも、就活で利用するのは避けるようにしましょう。

理由がない場合は件名は変更しない

メールで何度もやりとりをしていると、件名に「Re：」の数が増えていきますが消す必要はありません。「Re：」は返信メールであるとわかり、やりとりが途中のメールだと判断できるためそのままにしておきましょう。

人事

件名に氏名と学校名を入れておくと、受け取った相手は誰からのメールかを判断できるので便利です。

メールの送信は企業の就業時間内に行う

企業へのメールは、基本的には就業時間内に行いましょう。

深夜や早朝でも急いで返信をしたいときや、都合上就業時間外にメールを送信するときは、「夜分遅くに失礼します」「早朝から申し訳ありません」などと冒頭の挨拶で一言添えましょう。

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よくある質問

学生でもメールの署名は必要ですか？

学生もメールの署名を入れるのがおすすめです。

署名を入れると、メールを受け取った相手がどの学校の誰からのメールであるかを素早く確認できます。

特にインターンや選考などの場合、担当者が同じ時期に多くの学生とメールのやりとりをしていることが考えられます。スムーズで誤りのないやりとりをするためにも署名を活用しましょう。

メールの署名の作り方を教えてください

メールの署名に必要な情報を記載し、上下を罫線で囲うことで署名を作成できます。署名に必要な情報は次のとおりです。

・氏名とふりがな
・所属（学校名、学部名、学科名）
・連絡先（メールアドレス、電話番号）

「【利用OK】メールの署名のテンプレート」に記載している署名を、自分の情報に書き換えて利用してみてください。

メールの署名を設定・変更する方法を教えてください

自分が利用している端末やアプリに合う方法で設定してみましょう。