ビジネス、プライベートどちらでも書類を送付するシーンで「必着」と指定される場合があります。相手から「◯月✕日必着」と指示があった場合は、その日までに書類が配達されなければなりません。
「必着」の意味とともに、期日を守るためにはいつまでに発送すればいいのか、間に合わないときはどうすればよいのかも把握しておきましょう。
この記事でわかること
- 必着は期日までに届けばよいので、期日より前に配達されても問題はない
- 「消印有効」は必着とは異なり、郵便局での証明印を押された日付となる
- 速達や配達日指定など、必要に応じて郵便局のオプションサービスを活用したい
必着とは期日までに必ず到着すること
必着とは、郵便物などが相手の指定した日までに必ず到着することです。
例えば就活で「履歴書を◯月14日必着で送ること」と指示があった場合、14日までに履歴書が届くように送付する必要があります。
指定された期限を越えて届いた書類は、無効になるかもしれません。必着の期限に間に合うよう早めに準備しましょう。
必着は「日付指定」ではなく「その日までに届くこと」が重要
「必着」は日付指定ではないため、期限までに届けば問題ありません
ただし、必着ではなく日付が指定されており、たとえば「15日指定」だった場合、15日に届くように送る必要があります。15日以外に届いた場合、受け取り体制が整っておらず、相手が郵便物を受け取れないかもしれません。
また、日付だけではなく「16時～18時」のように時間指定もある場合は、日時指定をした郵送手続きが必要です。宅配業者によっては受取人が日時指定をし直すことも可能ですが、あらかじめ指示があった場合は、発送元である自分が手続きを行いましょう。
必着と消印有効の違い
必着と似た言葉に「消印有効」があります。消印とは、郵便局において印紙や切手などに押す「使用済み」の証明印です。
「◯月14日の消印有効」といった場合、14日に郵便物が相手に届いていなくても、14日の消印が押されていれば問題がないということになります。14日に消印が押された場合、相手に届くのは15日以降になる可能性があります。
書類を必着にする方法
書類を必着にするためには、次のことを把握したうえで郵送しましょう。
期日の4～5日前までには投函する
必着にする場合、遅くても期限の4～5日前にはポストに投函しましょう。
同じ都道府県内など近隣であれば、投函の翌々日（2日後）以降に届きますが、できるだけ日付に余裕をもたせることをおすすめします。天候などの影響により、郵送物の到着が遅れる可能性があるためです。
窓口で郵送する
郵送方法が同じであれば、窓口、ポストどちらも料金は同じです。
窓口で郵送するメリットとしては、郵便物の重さやサイズを計測してもらえるため、切手料金の過不足が起こらないことがあります。また、何日に届くのかも教えてもらえるため、期日に必着できるかも確認できます。
もし通常の方法で期日に間に合わない可能性があるときは、追加料金はかかりますが速達などほかの選択肢で郵送することも検討してみましょう。
時間帯によっては郵便局内が混み合う可能性はありますが、料金や到着日を確認したいときは窓口を利用してみましょう。
土日祝日も配達される方法で送付する
郵便局の場合、郵送方法によっては平日のみ配達する荷物もあります。普通郵便の場合、土曜日に配達を行っておらず届けられません。
例えば土曜日必着で送りたい場合は、金曜日までに届くよう送る、もしくは速達やレターパックといった土曜日も配達する方法で送りましょう。
配達日を指定する
相手から荷物の到着日を指示された場合、郵送する際に指定が可能です。
配達の日時が指定できるオプションサービスを利用することで、土日祝日を含む日付の指定ができます。なお、オプションサービスは有料です。
■配達日指定の利用料金（手紙・はがき）
| 平日を指定 | ＋42円 （基本料金に加算） |
| 土曜日・日曜日・休日を指定 | ＋270円 （基本料金に加算） |
■配達日指定の利用料金（ゆうメール）
| 配達日指定 | ＋52円（基本料金に加算） |
例えば定型郵便物（50g以内）の場合、基本料金が110円で、配達日に土曜日を指定すると＋270円となるため、合計380円の料金が必要です。
※2024年12月時点
必着期限に間に合わない！どうする？
就活やビジネスなどシーンによっては、必着の期限を指定されるときがあります。しかし、郵送する日や時間帯によっては期限に間に合わないことがあるかもしれません。そのようなときは、次のような対処をしましょう。
送り先の担当者に電話連絡する
応募書類や納品書などの送付で期日に間に合わない場合は、まず送り先の担当者に電話で連絡をしましょう。
期日に遅れてしまうことと謝罪を伝えたうえで、書類がいつごろ届くよう郵送手続きができるのかを伝えます。
就活の場合は、遅れることと謝罪に加えて、期日を過ぎても応募を受け付けてもらえるかを確認しましょう。確認しないまま郵送すると、受取側が想定していない、または受け取れないタイミングで届き、紛失・受領漏れ・受け取り拒否のリスクが高まったり、受取側のスケジュールに影響が出たりするかもしれません。
就活シーンで必着の期限に間に合わないときの、電話のやりとり例を紹介します。
電話の問い合わせ例
いつもお世話になっております。御社で新卒採用でエントリーさせていただいております、◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。恐れ入りますが、採用担当の◯◯様はいらっしゃいますか。
はい、◯◯です。
ただいまお時間よろしいでしょうか。
はい、大丈夫ですよ。
応募書類の件につきまして、◯月✕日必着となっている書類の準備に時間がかかっており、提出が間に合いません。大変申し訳ございません。◯月△日に到着するよう郵送いたしますが、応募を受け付けていただくことは可能でしょうか。
わかりました。△日に到着したあと確認します。
お忙しいところご対応いただきありがとうございます。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
速達で送る
速達とは郵便局のオプションサービスのひとつで、通常よりも早く郵便物を到着させることができます。定形郵便、定形外郵便でも追加料金を支払うことで速達の利用が可能です。
速達を利用する際は、封筒に次のような印をつける必要があります。
速達を利用する際は、窓口からの郵送がおすすめです。窓口で手続きをする際に、指定したい日に配達が完了するかなどを確認しておきましょう。
送り先に持参して直接提出する
企業に書類を持ち込む際は、事前に連絡をしましょう。直接受け取ってもらえることが決定したら、持参する日時を決定し来社します。
担当者に会う際は、書類を渡すとともに期限に遅れてしまったことを謝罪しましょう。
直接渡す際も、書類は封筒に入れます。なお、企業の所在地など宛名の記載は不要です。
ビジネスシーンの場合、封筒の裏に自分の勤務先の名称と所在地、氏名、持参した年月日を記載します。就活中の学生であれば、学校名・学部名・氏名・持参した年月日を記載しましょう。
就活の応募書類はどの方法で送れる？
郵送するものにより、郵送方法は異なります。
例えば就活で送る履歴書の場合、郵便局の普通郵便を利用することが多いでしょう。
ポートフォリオなど厚みのある資料を郵送する際は、レターパック・レターパックライトのように、封筒よりも堅く厚さがある荷物も送ることができる方法を利用しても問題ありません。
「信書」は特定の方法でしか送付できない
信書とは、郵便法で「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」を指し、納品書や領収書、運転免許証、住民票の写しなどが該当します。就活の履歴書やES（エントリーシート）も信書です。
信書は、日本郵便株式会社と特定信書便事業者しか取り扱うことができません。
一部の宅配業者にも信書を配送できるサービスもありますが、郵便局のほうが身近で利用しやすいでしょう。
書類を送付する際の注意点
書類を送付する際は、次のことに注意しましょう。
住所や氏名・企業名に誤りがないかを確認する
急いで書類を作成していると、書類の入れ忘れや、おもて面・うら面の住所、氏名、企業名で誤字脱字をしやすくなります。
特に、相手の住所にミスがあると、正しい場所に届けられない可能性があります。自分のもとへ返送され、期日までに書類が届かない可能性があるため注意しましょう。
切手の料金不足がないかを確認する
切手料金が不足していると、受け取った相手が差額分を支払う、もしくは自分のもとへ返送されます。
受け取った相手に差額分を支払ってもらうのは迷惑がかかるでしょう。自分のもとへ返送されると、期日までに届かない可能性があるので注意が必要です。
2024年10月から郵便料金が変更されました。料金がわからないときは、郵便局の窓口で手続きをしましょう。
簡易書留は指定があったときのみ利用する
簡易書留とは、引き受けと配達の送達過程を記録し、万が一郵便物が届かなかった場合でも5万円まで賠償される送り方です。
簡易書留は、土日祝日でも配達されること、配達状況がわかることがメリットです。ただし、配達の際はポストへの投函ではなく、対面での受け取りとなります。
相手が不在の場合は受け取ることができません。受取人が再配達手続きをする必要があり、期日に必着できないこともあるでしょう。
相手から簡易書留での郵送を指示されたとき以外は、普通郵便を利用するのがおすすめです。
よくある質問
必着とはどんな意味ですか？
必着とは、郵便物などが相手の指定した日までに必ず到着することです。
「指定した日まで届く」ものであるため、日時指定とは異なり、配達日時を指定する必要はありません。
期日に必着させたいとき、いつまでに発送すればいいですか？
できるだけ早めに、遅くても期日の4～5日前までにはポストに投函しましょう。
なお、郵便物がいつ届くかは、どこからどこへ送るか、どの方法で送るかによって異なります。
郵便局のWebサイトには、相手と自分の郵便番号を入力することで、いつ届くかを確認できるサービスがあります。また、郵便局の窓口で郵送を依頼する際も確認可能です。
必着期限があるのに期日に間に合わないときどうすればいいですか？
必着期限に間に合わないときは、まず送り先の担当者に電話で連絡をしましょう。
必着できないこととその謝罪をしたあと、いつごろ配達が完了するのか、期日に遅れても受け付けが可能かを確認します。
送り先が近隣で直接渡したい場合は、来社が可能であるかも事前に確認してみてください。
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